会社にお勤めの経験がある方なら、かならず聞いたことがある報連相(ほうれんそう)。

仕事を進める上では、どの業界、どのような仕事、どのような立場であっても、

「報連相(ほうれんそう)」はご存知、「報告」「連絡」「相談」の略です。

よくわかりやすく、人間でいう「血液」に例えられますよね。

人間も血のめぐりが悪ければ病気になります。

仕事を進める上で情報がとどこおりなく関係者に伝わらなければ、組織が正常に機能しません。

まずは、「報告」「連絡」「相談」のそれぞれの目的と必要な理由、

そして手段(ツール)のメリットデメリットをご説明します。

便利なのですべてメール済ませがちですが、

手段(ツール)は時と場合によって使い分けが必要です。

 

報連相(ほうれんそう)の目的/必要性

そもそも、報連相(ほうれんそう)が必要な理由は何でしょうか?

チームメンバーが仕事を円滑にすすめるために必要だからです。

では、それぞれ報連相(ほうれんそう)が必要な場合も確認しましょう。

 

「報告」の場合

・仕事の進行状況の共有
・仕事の完了(結果)の共有
・仕事でミスをした時の共有

急ぎの報告ではない場合は、相手の状況を見てあとにするとか、

緊急の場合は、無理を言ってでも時間を作ってもらい報告は行いましょう。

多忙な相手(お客様、取引先)にわざわざ時間を割いてもらうので、まずは先方の都合も確認しましょう。

 

「連絡」の場合

・仕事内容の変更
・決定事項
・外出時の行き先や連絡先

伝えるべき全員に伝えます。

あの人に連絡してこの人に連絡しなかったなどの些細なことで人間関係がぎくしゃくします。

連絡ミスはおこなわないように気をつけましょう。

自分発信の場合はなるべく自分で直接伝えましょう。

第三者に伝言を依頼した場合は内容が正しく伝わらなかったり、遅れて伝わったりしますので、その辺も気を付けましょう。

 

「相談」の場合

・仕事の進め方・行き詰まり
・自分で判断ができない時
・将来的な仕事、職場での悩み

最もよくないのが、自己判断で勝手に進めることです。

結果、周りの人に迷惑をかけますし、不安や疑問、心配事を抱えたままで仕事を進めると、仕事の効率や質も低下しますので、

わからないことや疑問が生まれたら、その都度お客様や同僚に確認をしながら相談をしながら仕事を進めましょ。

 

報連相(ほうれんそう)は誰のため/何のため

誰のために必要かを再認識しましょう。

お客様のためですか?お取引先のためですか?

違います。

一番は自分のためです。

結果、それがお客様のためとなります。

相手のためにしかたなくやっているとか、相手が得するかもしれないから

わざと報連相(ほうれんそう)をおこたるとか、、、勘違いしてる人がいますが、

まずはあなたの為に必要なのでので、報連相(ほうれんそう)は積極的に行いましょう。

 

それでも報連相(ほうれんそう)の必要性が理解できない方、

報連相(ほうれんそう)をおこたった場合の、リスクを考えましょう。

・報連相(ほうれんそう)をおこたり、ミスや損失があった場合の損害はあたなにも及びます
・仕事のおける信用や信頼を失い、仕事をまかせてもらえなくなります
・仲間(同僚、お客様)とのうまくいかなくなり、結果、仕事が上手くいかなくなります

仕事は一人では完結しません。

報連相(ほうれんそう)は人間でいう血液ですので、滞らせるのは自分の命取りになります。

 

報連相(ほうれんそう)の手段(ツール)の使い分け

報連相(ほうれんそう)は、使う手段(ツール)の使い分け大切です。

なんでもメールで済ませるのではなく、時と場合によってツールを使いこなしましょう。

ツールのメリットとデメリットを確認しましょう。

 

口頭手段のメリットデメリット

伝達手段 メリット デメリット
口頭 ・すぐに伝わる

・五感で伝えられる

・個別な内容向け(秘密が守れる)

・相談しながら決められる

・相手の時間をうばう

・話が長引く場合がある

・多人数に伝えにくい

・履歴が残らない

 

電話手段のメリットデメリット

伝達手段 メリット デメリット
電話 ・すぐに伝わる

・相手の様子がうかがえる

・個別な内容向け

・相談しながら決められる

・相手の時間をうばう

・話が長引く場合がある

・多人数に伝えられない

・履歴が残らない

メール手段のメリットデメリット

伝達手段 メリット デメリット
メール ・こちらの都合で送信できる

・送受信が簡単

・一度に多数の情報発信ができる

・履歴が残る

・こちらの都合では読んでもらえない

・相手が読んでいるかわからない

・誤送信に注意が必要

・誤った認識をされる場合があり、

複雑な情報を伝えられない

やってはいけない報連相(ほうれんそう)

メールで報連相(ほうれんそう)する際の、最重要ポイントをご紹介します。

 

1.メールを送っただけで安心はしない

送った側は「メール送信」=「報告を終えた」「連絡した」と思い込みがちです。

相手がメールを見て内容を理解するまで、報告や連絡はまだ終わっていません。

送った(=「伝えた」)つもりが、相手に読まれてない(=伝わっていなかった)ということは、よくあることです。

 

2.メールを使わない方がよい場合がある

すぐに伝えなければいけない報告や連絡の場合、メールではなく、直接顔を合わせて伝えるか電話で伝えるのが確実です。

 

3.「受け取った」という返信も迅速に」
あたなが受け手の場合、当然のことながら読んだ(=返信)という連絡を送るのは、受け手側のビジネスマナーです。

メールは、送信したからといって相手がメールをすぐに見ているとはかぎりません。

送った側は「返信」があるまで正しく伝わったのか不安な状態にいます。

メールによる「ホウレンソウ」を受けたら、「メール受け取りました」「承知致しました」といった簡単な返信でいいので、できるだけ早くしましょう。

すぐに回答できない場合は、「内容を確認して、改めて連絡します」と一言添えて返信するのがマナーです。

 

また、報連相(ほうれんそう)を行うNGポイントをご紹介します。

「報告」・・・感想だけになってませんか?

「連絡」・・・失念しわすれてませんか?

「相談」・・・丸投げになってませんか?

 

まとめ

報連相(ほうれんそう)の目的は、仕事を円滑にすすめです。

言い換えると、仕事のパートナーや同僚、お客様がキライな人でも行うべきです。

個人的な好き嫌いの感情はビジネスに持ち込むのはナンセンスです。

参考までに、世代別に好む報連相(ほうれんそう)ツールをご紹介します。

世代が違うビジネスパートナーとのコミュニケーションが自信がない方は、

相手が仕事をしてきた背景も参考にするといいでしょう。