メールでの件名作成は、一番重要です。

場合によっては、件名は本文を書いた後に作成する場合もあります。

いまさらメールの件名の書き方?!そんなの知ってるーーー!と、思っている方、

それはいつのメールの書き方ですか?

そもそも仕事で使うメールとは、相手に読んでもらって、

理解しもらって、場合によっては行動に移してもらう必要があります。

本当に自分が書いた内容のメールをは、相手が正しく理解しているのか伝わっているのか、

不安があるという方は、かならずこれだけは守って欲しいポイント5つご紹介します。

件名を作成する際に気を付けるにはどうすればいいのかご紹介します。

 

 

文字数は20文字前後で書く

メールは必ずパソコンで読むとは限りません。

最近はほとんどの方がスマホで読んでいるのではないでしょうか。

また、忙しいビジネスマンは、1日に何十通ものメールが来ます。

場合によってはその日に読めなかったり、後日該当のメールを検索する場合もあります。

その際にほとんどの方は、件名で検索をかけて該当のメールをさがしてます。

曖昧な表現はさけ、明確になんのメールかが伝わるように簡潔に書くことを心がけましょう。

 

「何を」「いつまで」「どうして欲しい」を心がけて書く

件名はメールの内容を読まなくても、何のメールかわかるように書く必要があります。

「何を」については、商品名や固有名詞を書きます。

相手がメールの整理や検索がしやすくなります。

 

「いつまで」には数字を書きます。

特に締切りがある場合は相手の返信のタイミングや、返信の締め切りも守ってもらえます。

また、数に限りがある場合などは品切れなどで相手にご迷惑をかけさせない配慮が必要です。

 

「どうして欲しい」のかは曖昧な表現ではなく、

誤解のないように相手にしっかり伝わる書き方を心がけて下さい。

え?

何が言いたいの?

何を伝えたいの?

と、相手が混乱しないように相手の立場に立って書きましょう。

メールの内容によっては、あなたは相談したいと思っていても、

相手が報告と受取る場合があります。

メールは受け手が読みたいように読んで理解するという側面もありますので、

しっかりハッキリと意図を書きましょう。

 

<例文3つご紹介>

〇〇の商品発送のご連絡

×商品発送のご連絡
〇□月□日商品発送(3つ)のご連絡

訪問のお礼

×訪問の御礼メール
〇□月□日訪問の御礼メール

依頼のメール

×〇〇の作成のお願いについて
〇□□の作成依頼について

 

Re:はつけたままで返信する

どのような案件でメールをやり取りしているか、

わかりやすくするために「Re:」はつけたままで返信します。

「Re:」が長く続いてる場合は、話が複雑化しているか、

話の論点が違う方向に進んでいる場合があります。

その場合はそのまま「Re:」でメールで話を進めるのではなく、

一度、お客様と直接お会いするか電話をして話を整理しましょう。

また、話が他の案件に話が進んでいる場合は、途中で件名変更もありです。

 

問題

メールでの件名作成で、正しくない作成方法はどれでしょう

1.件名は重要なので、一目で本文がわかるように作成する

2.件目は本文を読めば内容がわかるので重要ではない

4.件名は重要なので、本文を書いた後内容を確認して作成しなおす場合もある

 

 2

人によってはメールが1日何十通受取る方もいます。

また、後日メールを検索する場合もほとんどが件名で行います。

件名がわかりにくいと、そもそもメールを開いてもらえない場合もありますので、

件名は一目で見て誰もが本文内容がわかるように書きましょう。

 

まとめ

メールでお伝えする内容は、

込み入った感情的な内容よりはすでに決まった決定事項や報告だったりします。

また、相手はたくさんのメール(仕事)の中からあなたを選んで読んでくれてます。

そんな相手に負担にならないように、まずは、件名で相手の負担(メール本文を読む前の心の準備)を軽減する配慮があると

返信もしてもらいやすく、行動にも映してもらいやすいメールになるのではないでしょうか。