主婦でも起業できるメール(本文)の書き方ポイント3つ

2018年11月17日

メール仕事をする上では欠かせないツールです。

恋愛を制するなら、SNSを制せよ!仕事を制するなら、メールを制せよ!

どんな良いサービスや商品を持っていても、

お客様や取引先との円滑のコミュニケーションが取れないのは命とりです。

会社勤めの経験が少ない方や、あまり仕事でメールなどを使ってこなかった方は

ぜひ、以下の3つのポイントをおさえてください。

 

宛名を書く(メール受信者)

当たり前だと思われますが、SNS世代の方はいきなり本題を書く方が少なくありません。

これはSNSが宛名を書かないでもコミュニケーションが取れる手段になっているため、仕方がありません。

ですが、仕事は必ず宛名(だれ宛)なのか、冒頭にはっきりと明記しておく必要があります。

万が一、送り先を間違って送信してしまい、自分はそのミスに気づいていなかったとしても、受け手側がそのミスに気付いてくれます。

もちろん、メールその送信ミスはあってはならないことですが、人的ミスは100%防げるものではありません。

だとしたら最小限にそのミスをおさえ、迅速に対処する必要がありますので、必ず宛名は書きましょう。

 

本文は結論から簡潔に書く

なによりも大切なのは、結論から書くということです。

メールは仕事をする上で、大切なコミュニケーションツールではありますが、

お客様や取引先は、あなたと仕事をするうえのコミュニケーションとしてメールをつかっているのであって、無駄話や世間話をしたい訳ではありません。

相手がメールを読んですぐに次の行動(仕事)にとりかかれるように、まずは結論を先に述べましょう。

 

1つのメールには1つの案件

あれもこれもいっぺんに済ませたい気持ちはわかります。

ですがメールのルールとして、1つのメールには1つの案件を記載することをおススメします。

例えば、ラーメンも食べたいカレーも食べたいパンケーキも食べたい。

あれもこれも食べたいけど、いっぺんに同じお皿で混ぜて食べますか?

何が何の味だったのか、わからなくなりますよね。

それと同じです。

あの案件とこの案件と、どっちがどっちで、なにがなんだか収集がつかなくなると大トラブルになります。

めんどくさがらずに、1つのメールには1つの案件で対応・処理しましょう。

 

例)商品の入荷が遅れる場合について

件名:納期○日予定の□□商品遅延のご連絡

宛名:○○会社
○○部 ○○様

いつもお世話になっております。
○○ショップの○○です。

このたび、ご発注いただいておりました□□商品の納期が遅れます。
予定では、当初予定の○日の3日後の○日となります。

ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
(理由・・・)

 

問題

仕事でメールを送信する際は、

必ず一目で見て本文の内容がわかる「①」をつけましょう。

ビジネスとプライベートのメールは区別が必要です。

携帯電話のメールやSNSでは、「②」を付けずにメールを送信するケースがあるかと思いますが、

その延長でビジネスのメールを送るのはマナー違反です。

【本文について】

一般的に次のような順序で書きます。

本文に入る前の文頭には、「③」を書きます。

職場のメールは複数で共有閲覧している場合もあるので、

かならず、だれ宛なのかがわかるようにする必要があります。

続いて本文ですが、メールの場合は頭後や時候の挨拶はいりません。

「お世話になっております」等の簡単な挨拶で始め、続けて送り主(自分)を名乗ります。

メールは1メールに「④」案件で作成します。

1つのメールで、あれもこれも書いてしまうと話が混乱します。

仕事を進めるにはスピードも大事ですが、スピードと雑は別です。

1つ1つ仕事は丁寧に進めて行きましょう。

 

【本文の書き方】

本文は受け手の環境や機種を考慮して、一文は「⑤」にまとめましょう。

また、先に「⑥」から書くことも忘れないように。

また「⑦W⑧H」を意識すると、主語と述語が明確になり一貫した文章が作成されます。

Wとは、「What」「When」「Who」「」「」の頭文字です。

答えは最後に。

 

おまけ

全問正解した方は、ちょっと応用問題にチャレンジしてみましょ!

メールは、必ず「あなたに送っています」という意思表示の「①」欄と、

参考・情報共有に使うCC欄も有効に活用して送信しましょう。

原則CCの人は返信を行いません。

なお、宛先を間違えると情報漏洩で訴訟問題をもたらすリスクもあります。

メールの内容によっては「②」をかけて送信する配慮も必要です。

まとめ

いかがだったでしょうか。

女性の場合は特に簡潔にものを伝えるのが苦手な方が多いかと思います。

それは、女性脳が男性脳と違って「察する」という能力がそなわっているので、言わなくても察して欲し、という私の感情(気持ち)が先にきてしまいます。

また、簡潔=直接=厳しいとか、怖いなどのイメージがあるのではないでしょうか。

たくさんの受注やお問い合わせを迅速に対応し、よりホスピタリティの高い仕事をする上では、

湾曲に相手が混乱するようなメールの書き方(コミュニケーション)よりも、

読み手が混乱しないようにメールを書く(コミュニケーション)を書くことがより相手に喜ばれることは想像に難いのではないでしょうか。

最初は慣れないかもしれませんが、意識して習得していきましょう。

 

①件名 ②宛名 ③宛名 ④1 ⑤簡潔

⑥結論 ⑦5 ⑧1 ⑨Where ⑩What

おまけの答

①宛先 ②パスワード