主婦でも相手をイラっとさせないメール(本文)の書き方ポイント3つ

2018年11月17日

ビジネスの場でメールがこんなに活用された背景を理解ましょう。

スピードを命とするビジネスシーンにおいて、
「時は金なり(タイムイズマネー)」、時間は無限ではなく有限なのです。

メールはタイムラグなく、ダイレクトで相手に届く。

しかも、受け取り手は任意のタイミングでメールを読むことができます。

相手がイラっとする原因はなんでしょう?

メールのメリット、デメリットをよく理解するとその特性がわかります。

メールを使うメリット
・相手の時間を拘束しない
・用件を端的に伝えられる

メールを使うメリット
・相手がいつ読むかわからない
・微妙なニュアンスが伝えにくい

メールの特性をよく理解し、受け手がイラっとしないメールの書き方をご紹介します。

一文は短く

一文は、20~25文字程度が読みやすいです。

メールはPC(パソコン)だけではなく、スマホで読む方が増えてます。

それ以上の長文だと必然的に、2~3行になり読んでて疲れます。

どう疲れるかというと、なにが言いたいのかポイント(論点)がぶれるからです。

一文は短くといいましたが、主語を省くというわけではありません。

単純に文字数を減らせという意味ではなく、5W1Hで書くことを意識すると書きやすいでしょう。

 

段落を入れる

改行をいれて、段落を作成しましょう。

目安としては、話の内容を2~3行でまとめて段落を入れます。

段落もない文章は論点もブレやすいし、話のポイントがわかりにくくなります。

話の内容ごとに段落を入れることをおススメします。

 

 

句読点を入れる

読点がない文章をよく目にします。

SNSでコミュニケーションを取っていると、主語もいらなければ簡単な一言で会話が済んでしまうので、

そもそも文章になっていないことに、気がづいてないのでしょう。

一言でのやりとりが当たり前だと、読点が必要に感じることなないので、無意識につける癖がないのだと思います。

例)

〇〇株式会社
営業部 〇〇様

はじめてご連絡差し上げます。
〇〇ショップ オーナーの〇〇と申します。
この度は、貴社のWEBサイトを拝見しメールいたしました。

弊社は主に〇〇を中心に、〇〇製品の販売を行っております。
今後は海外を中心に販売展開を予定しており、
〇〇業界において優れた商品開発力を誇る貴社とも、ぜひお取引願いたくご連絡させていただきました。

概要や詳細等については、添付の資料にまとめております。
お時間ある時で結構ですので、お目通しいただければと思います。
後日、改めてお電話にてご連絡させていただきますのでよろしくご検討お願い申し上げます。

 

まとめ

メールは、相手がどんな状態で読んでいるのかがわかかりません。

配慮すべきは、あなたの感情ではなく、相手の感情や環境です。

タイミングが悪く、イライラしていたり忙しかったりする場合もあります。

そんな時でも、送った側の意図がしっかり待ちがなく伝わるように、かならず相手目線で書くことを忘れないようにしましょう。

また、女性の特性(女性脳)が働くため、メールの扱いに慣れるまで、少し時間がかかるかもしれません。

女性は、会話によって協調性を大事にすると言われ、見えない相手との会話により慎重です。

また、相手が言葉にしなくても、察するという能力にたけていますので、

こう言ったら失礼なのでは?こう言ったら気分を悪くするのでは?今は忙しいのでは?などなど。

メールの内容より、相手の気持ちを優先してしまうからです。

何度もいいますが、メールは仕事を円滑に行う上でのコミュニケーションツールです。

厳しい言い方をしますが、あなたの相手を思いやる気持ちやあなたの気持ちは二の次です。

まずは相手がどういうメールなら読みやすいか、理解しやすいかを第一優先に考えて、

メールを作成することを心がけてください。