主婦でもこれだけは避けたほうがいいメール(本文)表現3つ

2018年11月17日

メールで失敗するケースのほとんどが、あいまいな表現を使ってるケースです。

場合によっては、大人の事情であいまいにする必要もあるかと思いますが、その場合、トラブル潜んでいる覚悟をして使ってください。

ちゃんとした情報を伝えるために、誰が読んでも1つの解釈になる表現を使いましょう。

人はどうにでも解釈できるあいまいな表現に出会うと、必ず自分に有利なように受け取ります。

そこから、「言った」「言わない」のトラブルに発展することも少なくはありません。

その中でも、特にこれだけは避けたほうがいいあいまいな表現をご紹介します。

 

1つの解釈になる表現を使う

人はそれぞれ経験値が違います。また、自分が普通と思っていた価値観や基準も異なります。

あいまいな表現は、受け取った側が好きに解釈できるため誤解を与えてしまうトラブルになりかねません。

「かなり」「ほとんど」「だいたい」「ほぼ」等

× 新商品の企画を通すには、かなりのアンケート数が必要です
〇新商品の企画を通すには、100名のアンケート数が必要です

×ほとんとが取り組んでます
〇3人に1人が取り組んでいます

 

数字で明確にする

特に、日時・金額に関する表現は避けましょう。

無意識に普段の会話でも使っていたら、その癖も見直しましょう。

「なるべく早く」「そのうちに」「朝イチ」「今日中」「今週中」「完了次第」等々。

× 明日の打ち合わせは、いつもより少し早めに開始します
〇 明日の打ち合わせは、いつもより少し15分早めに開始します

× 歓迎会に参加する人が増えたので、料理は多めに準備してもらえますか
〇 歓迎会に参加する3人が増えたので、料理は3人分多めに準備してもらえますか

× 明日からしばらく休暇をいただきます
〇 明日から2週間(8月18日まで)、休暇をいただきます

 

「こそあど言葉」は確認しながら

「これ」「それ」「あれ」「どれ」などの、いわゆる「こそあど言葉(指示語)」も、

主語があいまいになり、話が混乱する場合があります。

「こそあど言葉」を使うときは、「これ」「それ」が何を指しているか、きちんと確認しましょう。

× その点につきましては現在調査中です
〇 指摘いただいた〇〇の不備につきましては現在調査中です

 

問題

メールはお互いの顔が見えないので、「①」な表現は誤解を生じやすいです。

お互いにそれぞれ異なる価値観、経験値、常識を持ってます。

だれが見ても「②つ」の解釈になるように、明確に伝えましょう。

例えば、打ち合わせに遅れそうなときは、

「少し遅れそうです」ではなく「〇分遅れそうです」と、

「③」で明確に遅れることを相手に伝えましょう。

また、「これ」「それ」などの「こそあど言葉は」、「④」があいまいになりやすいです。

「これ」「それ」をさしている言葉が、不明瞭にならないように確認しながら使いましょう。

人はどうにでも解釈できるあいまいな表現に出会うと、必ず自分に「⑤」に解釈します。

あいまいな表現は受け取った側が好きに解釈できるため、

誤解を与えてしまうトラブルになりかねませんので、使うことはおススメしません。

 

おまけの問題

全問正解した方は、ちょっと応用問題にチャレンジしてみましょ!

メールはお互いの顔が見えないので、

細かいニュアンスや意図が伝わりにくく内容に誤解が生じやすい為、

否定的な言葉、また感情に任せて送るのはトラブルの原因になりますので控えましょう慎みましょう。

また、~で、~で、~で等の同じ「①」を連続して使ったり、

プライベートで仲が良くても、スタンプのように気軽に「②」を使うのもやめましょう。

まとめ

ビジネスであいまいな表現は、誤解やトラブルを招きやすく、効率よく仕事を進めることができません。

また周囲から信頼も得にくいため、仕事上での機会損失も多くなります。

特に女性は女性脳の働きで、自分の気持ちを他人に伝える自己主張が苦手で、周りと対立したくないという気持ちが強いです。

ですが、実はその裏には、「責任を取りたくない」「矢面に立ちたくない」「逃げ道を残しておきたい」という気持ちも隠されてます。

あなたが起業家としてビジネスをしていく上で、「責任はあなたが取る」「矢面にはあたなた立つ」「逃げ道はない」という覚悟が必要です。

今からしっかりビジネスマインドで行動していきましょう!

~マザーテレサ~(引用)
思考に気をつけなさい、それはいつか言葉になるから。
言葉に気をつけなさい、それはいつか行動になるから。
行動に気をつけなさい、それはいつか習慣になるから。
習慣に気をつけなさい、それはいつか性格になるから。
性格に気をつけなさい、それはいつか運命になるから。

 

①あいまい ②1 ③数字 ④主語 ⑤有利

おまけの答

①助詞 ②絵文字