主婦が起業した後に気を付ける社内・社外会議(打ち合わせ)の進め方3つ

2018年11月17日

起業をしたら、あなたが率先して物事をすすめていかなければなりません。

言い換えると、あなたが指示をしなければ誰も動きません。

あなたも、誰から指示を出されなくても自発的に行動をしなくてはなりません。

自分一人ですべてが完結するのであればいいのですが、自分一人で完結する仕事はありません。

 

特に、

数名であっても、社員がいれば社員をまとめる会議や、

数社であっても、お取引先があれば商談をまとめる会議があります。

 

あなたがイニシチアブ(主導権)を握って、話を進め仕事を進めなければなりません。

忙しい時間の中、やっと集合したみんなの時間を有効活用するためにも会議の進め方があります。

正直、目的によって進め方は色々あるのですがこの2点だけしっかりおさえておいてください。

 

アジェンダを作る

アジェンダとは、ミーティングをする事項(議題)のまとめたものです。

このアジェンダがない、ミーティングほど無意味なミーティングはありません。

私は基本、アジェンダのないミーティングには参加しません。

アジェンダという言い方をすると、むずかしく立派なものを作らなければならないと思ってしまうかもしれませんが、そんなことありません。

また、会議をするのに、会議前にわざわざアジェンダ(議題のまとめ)なんているの?と、思う方もいるかもしれませんが、何かの目的・課題を解決するために会議がありあす。

その目的をあらかじめ会議に参加する方に共有しておくほうが、会議が始まって考えるより効率的です。

人によっては、発表するのにあらかじめ調べておかなければならない事項や資料がある場合もあります。

忙しい方の場合、次の会議設定(時間が取れる)のが数週間後などにもなりかねません。

作り方は簡単です。

箇条書きでOKなので、ぜひ、自分が会議を主導する場合には事前に準備をしましょう。

時間は無限ではなく有限です。会議は人の時間を奪っているという意識を忘れないように。

 

議事録をとる

会議は、人と人とが会って言葉を交わす場です。言葉ほど話すということほどあいまいなものはなく、自分が伝えたつもりが、自分の意図と違って伝わっていたり、勘違いがあったり、

言い間違えもあれば聞き間違えもあります。

もっというと聞き逃していたり、言い忘れていたりすることもあるでしょう。

認識のズレが起きないように、形(文字)に残す議事録の作ることをススメします。

世間、いろんなトラブルありますが、言った言わない論争になったら終わりです。

それは解決にいたらない、永久に感情のしこりが残るトラブル案件になってしまいます。

そんなことを避けるためにも、議事録は大切です。

最初は議事録を上手に書けないと思いますが、以下の3点だけまずは注意してみてください。

  • 会議の議題
  • 会議で決まったこと(やるべきこと)
  • 会議できまらなかったこと

 

5W2Hで書く

なにが大事なことなのか、なにが不要なことなのか、が、最初はわからず上手にかけないという場合は、

だれもがわかるファクト(事実)だけを明確に書くことを心がけましょう。

例)

Why(なぜ):目的を書きます

What(何を):やるべきことを書きます

When(いつ):期日を書きます

Who(誰が):誰が実行するのかを書きます(責任者、担当者はだれ?)

Where(どこで):場所を書きます(会議室?現場に行く?)

How(どうやって):手段を書きます(メール、会って)

How much(いくら):金額を書きます(予算)

 

まとめ

議事録は会議が終わったらすぐに作りましょう。

時間がたつと、誰が何を言ったか、会議でとったメモを見ても思い出せない場合もあります。

私は新人の頃は、ICレコーダーで録音をしていました。

一般的には、議事録は新人の仕事という見方があります。それは一番暇人だからです。

ですが、私は新人であろうとベテランであろうと誰が作っても構いまわないと思ってます。

私は私の備忘録の役割も兼ねているので、誰に言われなくても議事録を作る癖がありますが、あって悪いものではないので、書けるようになっておくことをおススメします。